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以提高效能為目標 投資紀錄與文件管理技術

工商時報/工商經營報/經營知識/D3版   / 時報

★美國金融保險業最佳實務:Marsh & McLennan Compa- nies, Inc.(MMC)是全球知名的金融保險集團。由於該公司租用紐約世貿中心辦公室,於2001年9月的恐怖攻擊中,損失了大部份的紙本文件紀錄。幸好MMC過去曾進行一項5年計畫,將所有紙本文件都掃描、儲存起來。在遭受攻擊當時,該公司己完成2500萬份文件的掃描,並存放在其他地點,因此,MMC僅損失當日的文件紀錄。 自動化的紀錄與文件管理系統能協助企業提昇達營運目標的能力,例如發展客戶關係、善用組織知識與智慧資產、強化營運效率,並管理風險、法規遵循及資訊安全等。因此,頂尖企業會採以下做法: 1.擬定詳細的規格需求,以指導相關決策 頂尖企業會依據需求決定採何種紀錄與文件管理技術。擬定完整、詳盡的需求規格,能協助企業設計或選擇最實用且具成本效益的相關技術,許多企業會參考「電子紀錄管理之典型需求(MoReq)」,Mo Req強調分類標準與方法、控制與安全、資料生命週期管理/保存與銷毀、資料的紀錄/搜尋/存取、與其他系統之整合、資料管理功能等。 2.尋求專業的建議 許多企業缺少能評估各種技術解決方案的內部專家,它們會委託外部專家依企業獨特的環境提供指導。專家們考量的議題包括目前技術基礎建設、相關產業需求及預算。 3.組跨部門小組瞭解文件管理系統需求 為了確保技術決策能滿足所有部門的需求,最佳實務企業會由高階主管、資訊人員、紀錄與文件管理部門及法務部門等組成跨部門小組,瞭解各部門的需求,再據以做出相關技術決策。 4.利用技術管理電子郵件等非結構性文件 企業有超過8成的資料是屬於非結構性文件,例如電子郵件、即時傳訊、網頁等,其重要性不亞於結構性文件,同樣需要善加管理。導入自動化紀錄與文件管理系統,不僅能協助企業管理非結構化資料,讓員工隨時取用,還能符合相關法律規定(諸如美國沙賓氏法案等) 。 5.建立紙本紀錄之電子複本 供隨時讀取 紙本文件仍有其存在的必要性,然而,過於仰賴紙本文件卻容易遇到以下問題:儲存/維護成本高、人為作業的時間長投入、遇災難易受損、較難廣為分享等缺點。因此,頂尖企業利用掃描技術將紙本文件電子化,轉成數位影像存放於電子資料庫中,便於搜尋與長期保存。 6.提供必要的安全防護措施 避免資料遭盜或誤用 企業的許多資料(尤其是與客戶、員工等利害關係人相關的資料) 具機密性,因此,最佳實務企業會利用技術來控制電子資料的傳輸及保護儲存伺服器的安全。例如,利用SSL技術對傳輸中的資料進行加密,或運用身份識別系統、防火牆和持續掃描網路漏洞等方式,確保資料安全。 7.為技術過時預做規畫 避免未來無法存取資料 科技汰舊換新的步伐迅速,當企業淘汰舊有軟硬體設備時,必須確保原有的紀錄與文件仍能繼續使用。最佳實務企業會定期轉換數位資訊,轉換過程可能會導致原始文件的格式跑掉,因此專案主管會先評估料的保存目的(為了呈現紀錄原貌或希望未來能被編修),再決定如何進行轉換作業。(本文取材自資誠會計師事務所全球聯盟所PwC 之「全球最佳實務」資料庫) 文章刊登於工商時報2007/01/20 更多新聞請看「工商時報

資料來源 摘自:全球華文行銷知識庫

資料來源 :1758網誌

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